Esettanulmány: Interaktív árajánlat


Biscuit rendszer esettanulmány

Interaktív árajánlatadás

A Biscuit rendszer egyik fontos funkciójának, a WEB-es felületen keresztül történő interaktív adatlekérésnek és rögzítésnek sokoldalúságát mutatjuk be a következő esettanulmányon keresztül.

A Biscuit rendszer adattároló és lekérdező Excel függvényeinek használatával az Ügyfelek elsősorban a tervezési folyamataikat szokták támogatni. Ezzel az eszközzel a felhasználók jelentősen hatékonyabbá és biztonságosabbá tehetik a munkájukat, akkor is, ha több körben és több szereplővel zajlik le a tervezés folyamata. Ezek a Biscuit függvények azonban nem csak ilyen célra használhatók, az interaktív adatbekérési felhasználási módoknak csak az Ügyfelek képzelete szabhat határt. A rendszer használatával a felhasználók önállóan képesek bármilyen WEB-en / Intranet-en keresztül történő adatbekérés megvalósítására az egészen egyszerű pár kérdésből álló kérdőívtől a bonyolultabb, akár több oldalon keresztül történő információk begyűjtésig. A Datalogic Kft. által a Biscuit rendszerhez megvalósított 4-5 alapfüggvény használatával egy Excel használatban jártas, átlagos felhasználó is képes új adatrögzítő űrlapokat tervezni az Excelben, melyeket egyidejűleg Excelben és webes felületen is publikálhat. Mindezt egy rövid betanítás után programozói ismeretek nélkül is elérheti.

Egy kereskedelemmel foglalkozó ügyfelünk lelkes felhasználói megismerve a lehetőségeket, elkészítették saját interaktív árajánlat kiadási és elfogadási folyamatukat a Biscuit Excel függvényeinek segítségével. Előzőleg az ajánlatokat és az aktuális státuszokat manuálisan, különálló Excel táblákban tartották nyilván.

Céljuk a következő volt:

  • a folyamat minden lépésénél az adatok adatbázisban legyenek tárolva (ajánlat verziónként is)

  • a folyamat minden lépése után a rendszer küldjön e-mail-t az érintetteknek, mely tartalmazza az aktuális állapotot mutató PDF dokumentumot is

  • földrajzi helytől függetlenül a Web-en keresztül használhassák mind a kereskedők, mind az Ügyfeleik is

  • a rendszer gondoskodjon folyamat átláthatóságáról és a lépések sorrendjének betartásáról

  • a rendszer későbbiekben is könnyen változtatható legyen fejlesztői közreműködés nélkül is.

Az ajánlati folyamatot a következőképpen írták le:

Ezen alapul ez az esettanulmány és az élőben is kipróbálható demó rendszer.

Használati útmutató a Demo rendszerhez

Kérjük, hogy a kényelmesebb használat érdekében a demót számítógépről vagy tabletről használja.

Belépés a rendszerbe

A Demo rendszerbe történő belépéshez kattintson az alábbi linkre.

Demo kipróbálása

A megjelenő oldalon adja meg e-mail címét majd kattintson az E-mail küldése gombra.

Ennek hatására a megadott e-mail címre kap egy levelet, melyben megtalálja a belépéshez szükséges, egyszer használatos PIN kódot. Ezt a kódot írja vagy másolja be az Email-ben kapott kód mezőbe és nyomja meg a Pin megadása gombot. Sikeres azonosítás után megjelenik a rendszer alapképernyője, ahol a bal oldalon láthatja a kiválasztható űrlapokat.

Kereskedő adatainak rögzítése

Elsőként létre kell hoznia egy kereskedőt, a további lépesekhez ez feltétlenül szükséges. A bal oldali menüben kattintson a „Kereskedő törzsadat” menüpontra. A megjelenő táblázatban töltse ki a „Kereskedő neve”, „Telefonszám” és „Cégnév” mezőket. Ha elkészült, nyomja meg a táblázat felett található Mentés gombot. Ezeket az adatokat később ugyanígy módosíthatja.

Ajánlatkérő adatainak rögzítése

Kattintson az „Ajánlatkérő törzsadat” menüpontra majd az Email cím” mezővel kezdve töltse ki táblázatot. E-mail címnek olyan címet adjon meg amelyhez hozzáférése van,  ugyanis erre fogja megkapni az ajánlatkérőnek küldött leveleket. Mivel most mindkét szerepkört (kereskedő, ajánlatkérő) Ön játssza el, ezért nyugodtan megadhatja itt is a belépéshez használt e-mailcímet.

Ha kitöltötte a táblázatot, nyomja meg a „Mentés” gombot.

Árajánlat készítése

Az „Árajánlat készítése” menüpontot választva nekivághatunk az alap ajánlat elkészítésének. Ehhez az előző két fejezetben leírtakat már el kellett végezni.

Elsőként töltse ki az Ajánlatkérő „E-mail cím mezőt az „Ajánlatkérő törzsadat” -ban megadott e-mail címmel. Ez a mező üresen narancssárga alapszínnel jelenik meg. Sikeres kitöltés esetén megjelennek az ajánlatkérő adatai.

Ezután következik az „Ajánlat sorszáma mező ahova egy egyedi azonosítót kell beírni. Javasoljuk a cégnév, név vagy annak rövidítése + egy sorszám megadását pl. : DL-0005.

Adja meg az „Ajánlat tárgy”-át, a ”Szállítási határidőt” és az ajánlat tételeit. Lejjebb scrollozva megtalálhatja a „Megjegyzés”, „Fizetési feltételek” és „Egyéb vállalási feltételek” mezőket is.

A legfelső sorban láthatja az ajánlat státuszát. Amennyiben a felirat piros alapon látszik, kövesse a feliratban leírtakat, ha zöld alapú a felirat akkor elmentheti az ajánlatot a táblázat felett látható Mentés és e-mail küldés gombbal. A Mentés és e-mail küldése gomb nem csak az adatbázisba tárolást végzi el, de ki is küldi az ajánlatot az ajánlatkérőnek és küld egy igazoló e-mailt a kereskedőnek is. Az e-mailek mellékleteként megtalálható az ajánlat pdf formátumban.

Árajánlat megrendelése, igény módosítás, lezárás megrendelés nélkül

Az ajánlatkérő által használt űrlap elérhető az ajánlati e-mailben található link segítségével, vagy ha már belépett a Demo rendszerbe akkor az „Ajánlat elfogadása” menüpontra kattintva. Ha az e-mailes linkre kattint, akkor rendszer automatikusan egy új e-mailben elküldi a belépéshez szükséges biztonsági PIN kódot.

AzAjánlat elfogadása” űrlapon elsőként töltse ki az ”Ajánlat sorszáma” mezőt. Az ajánlat sorszámát megtalálja a kiküldött e-mailekben. Sikeres kitöltés esetén megjelennek az ajánlat adatai. Az ajánlat elbírálása után az Ajánlatkérő három féle lehetőségből választhat:

  • Igény módosítási kérés. Ebben az esetben töltse ki az „Igénymezőt a változtatási igénnyel (lehetséges, hogy lejjebb kell scrolloznia, hogy a mező megjelenjen), majd nyomja meg a Mentés és e-mail küldése gombot. Az ajánlat nyitott marad és az „Ajánlat készítése” űrlapon a kereskedő az igény alapján módosíthatja az ajánlatot és kiküldheti az új verziót az előző fejezetben leírtak szerint.

  • Megrendelés. A Megrendelés gomb megnyomására a rendszer kiküldi e-mailben a Megrendelő dokumentumot és lezárja az ajánlatot (így későbbiekben nem módosítható). Az ajánlatkérő is kap egy visszaigazoló e-mailt a Megrendelés kiküldéséről.

  • Lezárás megrendelés nélkül. Amennyiben az Ajánlatkérő nem kíván rendelni, a Lezárás megrendelés nélkül gomb segítségével lezárhatja az ajánlati folyamatot. A rendszer mindkét félnek e-mailt küld a lezárásról.

Amennyiben hosszabb ideig nem történik művelet az oldalon, előfordulhat, hogy lejár a munkamenet, amelyről a program hibaüzenetben értesíti. Ebben az esetben lépjen be újra a következő link segítségével:

Ismételt beléptetés