Iktató és archiváló rendszer


Iktató és Archiváló Rendszer

 

Az Iktató és Archiváló Rendszer a „manuális” iktatásról a korszerű elektronikus dokumentumkezelésre történő áttérésben nyújt kiváló megoldást. Így egy helyen megtalálható a munkavégzéshez szükséges valamennyi dokumentum, ezáltal költség és munkaidő megtakarítás érhető el. A rendszerben nyomon követhető és pillanatok alatt visszakereshető minden dokumentum.

 

Az Iktató jellemzői

  • Intézmények, kis- közép és nagyvállalatok és akár több telephellyel rendelkező társaságok iratkezelését is támogatja
  • Rugalmasan igazodik a vállalkozás területi és méretbeli alakulásához
  • A könnyű kezelhetőség testreszabhatósággal párosul

 

Az Iktató előnyei

  •  Alkalmazásával megszüntethető a korábban alkalmazott hagyományos, nehézkes iktató és egyéb nyilvántartó könyvek használata
  • Használatához alapvetően nincs szükség hardverbővítésre és magasan kvalifikált végfelhasználókra
  • WEB alapú kialakítása miatt nagymértékben támogatja a távoli elérést és feladatkezelést, valamint a központban történő biztonságos üzemeltetést is
  • Teljeskörű adatbiztonsággal és jogosultsági rendszerrel rendelkezik. A szigorú jogosultsági rendszernek köszönhetően a dokumentumokhoz kizárólag azok a munkatársak férnek hozzá, akiknek ténylegesen jogosultságuk van hozzá. A rendszer a felvitt adatokkal kapcsolatos minden műveletet naplóz
  • Az egyedi sajátosságok paraméterezéssel megoldhatók
  • Az iratok elektronikus csatolási és hozzáférési lehetősége biztosított, így egy helyen megtalálható a munkavégzéshez szükséges valamennyi dokumentum
  • Az Iktató kiegészítő szolgáltatásai

 

Az Iktató és Archiváló Rendszerhez kapcsolódó egyedi igényeknek megfelelően számos, a dokumentumkezelés terén szükséges, kiegészítő szolgáltatással állunk rendelkezésre:

  • dokumentumkezelési rend felülvizsgálata
  • iratkezelési szabályzat aktualizálása
  • iratrendezés, irattár felülvizsgálat

 

Az Iktató funkciói, tulajdonságai

A DataLogic Iktató és Archiváló Rendszer tökéletesen leképezi az iratkezelési folyamatokat: az érkeztetést, az iktatást, a szignálást, és az ügyintézést.

A szervezet igényeinek megfelelően korlátlan számú érkeztető és iktatókönyv megnyitása lehetséges, és ezek adatmezői egyszerűen bővíthetők (programozás és továbbfejlesztés nélkül).

A törzsadatbázisok és legördülő menük használatával (partner, ügyintéző stb.), minimálisra csökkennek a kézi adatbevitel esetén elkövethető elütések, betűhibák.

A program támogatja a főszámos és alszámos iktatást is, lehetőséget biztosít a beérkező, kimenő és a szervezeti egységek között mozgó (belső) iratok nyilvántartásba vételére is.

Az érkeztető- és iktatószám tévesztés, manipuláció elkerülhető, mivel a program automatikusan generálja a nyilvántartó számokat és a rögzítés dátumát.

Az elrontott iktatások stornózhatóak; a rontott tételt a törvényi előírásoknak megfelelően a program jól láthatóan jelzi. A rendszer támogatja a stornózott tétel újraiktatását, így nem kell minden adatot újból rögzíteni, csak a módosításokat kell elvégezni.

 

Az archiválás keretében a rendszerbe rögzített tételek mellé lehetőség van elektronikus fájl csatolására (pl.: elektronikus faxok, e-mailek), valamint a papír formában beérkezett dokumentumok szkenneléséreAz archívumba elhelyezett dokumentumok nem módosíthatóak, az esetleges módosításokat csak egy új dokumentumverzióban lehet érvényesíteni. Az archiválás segíti a dokumentumok elektronikus átadás-átvételét, így az érintettekhez azonnal eljuthatnak az iratok; nem szükséges sem elektronikusan, sem papír alapon egy dokumentumból több példányt keletkeztetni. A program archiválófunkciója kezeli a dokumentumsablonokat és a vonalkódos technikát is.

A rendszer használatával az ügyintézők nyomon követhetik elvégzendő és határidős munkájukat, a vezetők pedig ellenőrizhetik a beosztott munkatársak teljesítményét, a munkák határidőre történő elvégzését. A rendszer figyelmeztetőüzenettel tájékoztatja a felhasználókat határidős feladataikról.

A rendszer az adatbázisban rögzített adatok teljes visszakereshetőségét teszi lehetővé. A sokrétű keresési, szűrési lehetőségeknek köszönhetően a felhasználók pillanatok alatt megtalálhatják a keresett dokumentumokat. A visszakeresési funkció teljes mértékben kiváltja az eddig manuálisan vezetett mutatókönyveket (pl.: tárgy-, név-, és címmutató).

Rendszerünket számos beépített kimutatással láttuk el, melyek alkalmasak a rendszerben tárolt adatokból (cégek, érkeztető- és iktatókönyvek, szervezeti egységek, városok) egyedi kimutatások, legyűjtések készítésére.

Postázó modul

A rendszer Postázó moduljával a postázási feladatok teljes körűen megvalósíthatók a postai feladási mód kijelölésétől a Postai feladójegyzék elkészítéséig. A modul képes az aktuális postai díjak rendszerbe importálására.

Üzenetküldés (e-mail) modul:

A rendszerben rögzített információkról e-mail üzenetet küld a program a munkatársaknak, a beállított paramétereknek (pl.: gyakoriság, típus, státusz) megfelelően.

 

Amennyiben felkeltettük érdeklődését, keresse munkatársunkat a +36-1-412-3730 telefonon (munkanapokon 9.00-15.30 között), vagy a sales@datalogic.hu e-mail címen.

 

Vissza a További termékeinkhez