Proway

Proway

Folyamatvezérlő Rendszer

A Proway Folyamatvezérlő Rendszer célja a vállalat hatékonyabb működésének elérése, a külső és belső folyamatok dokumentálásának, tervezésének, irányításának, nyomon követésének és ellenőrzésének révén. A rendszerből előre definiált folyamattípusok alapján indíthatók el a folyamatpéldányok, amiket a normál lefolyási lehetőségek szerint (döntési pontok és elágazások kezelése) vezérel a program a végpontokig.

A rendszer bevezetése révén nő a szervezeti know-how. Azáltal, hogy letisztázásra kerülnek a szervezet működésének folyamatai, megnövekszik a cég „memóriája”, hiszen bármikor visszakereshetővé válnak a folyamatok, tevékenységek.

A Proway Folyamatvezérlő Rendszer fő funkciói

Dokumentálás:

• A dokumentálás révén a letisztázott folyamatok, feladatok, alá – fölé rendelési viszonyok könnyen visszakereshetővé válnak
• Az egyes feladatok hogyan kerülnek elvégzésre – mit, hogyan kell csinálni -, amely alapján elkészíthető a munkaköri leírás
• Milyenek az alá- fölérendeltségi viszonyok (szervezeti hierarchia), így könnyen elkészíthető a szervezeti struktúra ábra
• Mi az egyes feladatok elvégzésének sorrendje (hogy épülnek fel a folyamatok), amely megadja a folyamatleírásokat

Tervezés:

A program segítségével hatékonyan tervezhetőek az erőforrások, feladatok, valamint megadható az egyes tevékenységek határideje.

Ellenőrzés:

Az egyes feladatok elvégzésének projektszerű ellenőrzése során a tervezett és a tényleges adatok kerülnek összehasonlításra. A kimutatások segítségével naprakész információk segítik a feladatot.

• Ki, mikor, milyen eredménnyel, mit csinált
• Terv-tény összehasonlítás

Folyamatvezérlés:

• A meghatározott folyamatok teljes körű kezelése:
• Folyamatok indítása
• Ez alapján a szükséges erőforrások foglalása
• Az egyes feladatok jelzése a felhasználóknak
• Esetleges beavatkozás a folyamatba

A Proway rendszer használatának előnyei

Vezetői szemszögből:

Hatékonyabb a tervezés, a szervezés és az ellenőrzés!

•  Átláthatóbb a szervezet működése
•  Letisztázott belső folyamatok
•  Tervezhetőek az erőforrások
•  Erőforrás átcsoportosítás (helyettesítések, szabadság, betegség kezelése)
•  Nyomon követhető, hogy hol tartanak a folyamatok
•  Tervezések, ellenőrzések, kimutatások és összesítések
  • Tervezhető, hogy ki-, mivel fog foglalkozni (heti tervezés)
  •  Tervezhetőek a ráfordítások (erőforrás foglalás)
  •  Tervezhetőek a projektek, folyamatok
  •  Valamint MINDEN ellenőrizhető, elemezhető.

Alkalmazottak szemszögéből:

Tudja, hogy az adott feladattal pontosan:

• mit és mennyit kell megcsinálnia,
• mikorra kell elvégeznie,
• hova kell továbbítani, hogy haladjon a folyamat,
• a kapott feladatok elvégzését megtervezheti,
• a kimutatások alapján láthatja a munkájának eredményét

Folyamatok generációs változtathatósága

A már megtervezett és alkalmazott folyamatok bármikor újratervezhetőek, és zökkenőmentesen módosíthatóak. A módosult folyamatokat a rendszer nyomon követi, és a változásokat a futó folyamatokon átvezeti. A folyamatok további variációinak kialakítását a saját munkatársak is folyamatosan elvégezhetik, így a rendszer a bevezetés után is alacsony költségszinten üzemeltethető.

Határidő és költségfigyelés

A projektekre, és az azon belüli tevékenységekre relatív határidő, tervezett idő-, valamint költségráfordítás határozható meg. A kapcsolt ADATBÁNYÁSZ rendszer kimutatásaival figyelhetőek a kritikus határidők és költségek, így megelőzhetők a “projekt elszállások”. A részletes tevékenység elemzéssel optimalizált feladatvégzés következtében jelentős kapacitásnövekedés érhető el.

Csoportos erőforrás-kezelés

Minden erőforrás (humán vagy egyéb) erőforrás-csoportba (akár több csoportba is egyszerre) sorolható, így a tevékenységek és a feladatok területenként és erőforrásonként is kezelhetővé és ellenőrizhetővé válnak. A különböző erőforrás-csoportok kezelésével – az erőforrások megváltozása esetén – azonnali és automatikus feladat újraosztás lehetséges, aminek eredményeként csökken a vállalkozás munkavállalótól való függősége. Az erőforrás folyamatai dokumentáltak, betegség, kilépés esetén arányosan szétoszthatóak a csoport tagjai között, illetve átadhatóak más, új erőforrás részére.

Dokumentumok integrált kezelése

Bármely folyamathoz hozzákapcsolható valamennyi irat és dokumentáció, amelyek a rendszerből azonnal el is érhetőek, így biztosítva a szervezet tudásbázisának növelését.

ISO szabványok támogatása

A tevékenységek rögzítésével, adminisztrálásával, a következő lépések kijelölésével, valamint a teljes körű irat és dokumentumkezeléssel a rendszer hatékonyan támogatja az ISO szabványok alkalmazását, bevezetését. Az ADATBÁNYÁSZ program segítségével a múltban történt tevékenységek is egyszerűen nyomon követhetőek, lehetővé téve az ellenőrzést.

A Proway  rendszer alkalmazási lehetőségei

A rendszer tervezése során kiemelkedő fontosságúnak tartottuk az egyszerű és felhasználóbarát kezelhetőséget, valamint a folyamatok grafikus tervezhetőségének lehetőségét. A program felépítése lehetővé teszi, hogy akár a már kialakított ügyviteli rendszer(ek)ből törzsállományokat és felhasználói adatokat fogadjon. A folyamatok külső rendszerben (Microsoft Visio 2003) megtervezhetőek (Folyamati Gráf), majd a rendszerbe importálhatóak.

A rendszerhez szorosan illeszkedik az ADATBÁNYÁSZ Vezetői Információs Rendszer, amely közvetlenül a Folyamatvezérlő adatbázisából dolgozik, és a szükséges naprakész vezetői-információkat a már megszokott Windows felületen jeleníti meg, akár listán, Weben vagy Excel-táblákban is.

Tevékenység és feladattámogatás

A vállalkozás munkavállalói, vezetői és a külső személyek is egyéni szempontok szerint csoportokba (úgynevezett sapkákba) sorolhatók. A tevékenységekhez kapcsolt, alapértelmezett erőforrás-csoportok tagjai az elvégzendő feladataikról (aktuális tevékenységeikről) azonnali értesítést kapnak. A tevékenységekből a sapkák résztvevői feladatokat vonhatnak magukhoz, melynek határidőre történő elvégzéséért ezek után már ők felelnek. Természetesen a tevékenységeket és feladatokat rendezni és szűrni lehet azok elvégzője, határideje és a Projekt kódja alapján is. A rendszer kezeli a határidő menedzsment-feladatokat is, ezen belül lehetősége van automatikus levélgenerálásra.

Projekttámogatás és felügyelet

A rendszer képes a kiválasztott folyamat típust a projektjéhez tartozó törzsállománnyal összerendelni, ezen túl a projektek projektcsoportokba is rendezhetőek. A tevékenységeknél meghatározható az egyes elemek várható ráfordítási ideje,költsége, határideje. A projektekhez megadható minden elemének kezdési és befejezési időpontja, a felhasznált, felhasználható erőforrások, felelős és végrehajtó személyek listája. A program képes a Projekt teljes vertikumának vezénylésére és ellenőrzésére. Az előzőek alapján megállapítható egy konkrét projektről:

• Az elkészült és elvégzendő feladatok állapota
• Kik az egyes részfeladatok felelősei
• A feladatok pontos futási ideje
• A feladatok várható befejezése
• Kik, mennyit dolgoztak az adott feladaton, részfeladaton

A Proway rendszer kimutatásai

A vezetők számára nélkülözhetetlenek a kimutatások és statisztikák ahhoz, hogy hatékonyan tudjanak előre tervezni, a projekteket elemezni, illetve szükség esetén időben beavatkozni.

• Projekt átfutási idő
• Aktuális állás (szükség esetén beavatkozás)
• Napi munkaidő jelentés
• Folyamatleírások

A Proway Folyamatvezérlő Rendszer tulajdonságai

• Szektor- és ágazat független kialakítás
• Folyamatmodellek széleskörű paraméterezésének lehetősége
• Távmunka támogatás: Intraneten túl interneten keresztül is elérhető, így a rendszerbe bárhonnan lehetséges a kapcsolódás egy felhasználónévvel és jelszóval
• Telephelyi elérési lehetőség minek következtében akár több telephely is dolgozhat egy a központi adatbázisból
• Tetszőleges számú felhasználó csatlakoztatható a rendszerhez

Proway termékünk tudásának legjavát a TVIR rendszerünkbe importáltuk, ott fejlesztettük tovább.

Vissza a További termékeinkhez