Iktató és Archiváló Rendszer
Az Iktató és Archiváló Rendszer modernizált és továbbfejlesztett változata a Integrált Ügyviteli Rendszerünk Dokumentumtár modulja, amelyet az Iktató funkcionalitását megőrizve és tökéletesítve, Ügyfeleink jelenlegi igényeire szabva alkottunk meg.
Az Iktató és Archiváló Rendszer a „manuális” iktatásról a korszerű elektronikus dokumentumkezelésre történő áttérésben nyújt kiváló megoldást. Így egy helyen megtalálható a munkavégzéshez szükséges valamennyi dokumentum, ezáltal költség és munkaidő megtakarítás érhető el. A rendszerben nyomon követhető és pillanatok alatt visszakereshető minden dokumentum.
Az Iktató jellemzői
- Intézmények, kis- közép és nagyvállalatok és akár több telephellyel rendelkező társaságok iratkezelését is támogatja
- Rugalmasan igazodik a vállalkozás területi és méretbeli alakulásához
- A könnyű kezelhetőség testreszabhatósággal párosul
Az Iktató előnyei
- Alkalmazásával megszüntethető a korábban alkalmazott hagyományos, nehézkes iktató és egyéb nyilvántartó könyvek használata
- Használatához alapvetően nincs szükség hardverbővítésre és magasan kvalifikált végfelhasználókra
- WEB alapú kialakítása miatt nagymértékben támogatja a távoli elérést és feladatkezelést, valamint a központban történő biztonságos üzemeltetést is
- Teljeskörű adatbiztonsággal és jogosultsági rendszerrel rendelkezik. A szigorú jogosultsági rendszernek köszönhetően a dokumentumokhoz kizárólag azok a munkatársak férnek hozzá, akiknek ténylegesen jogosultságuk van hozzá. A rendszer a felvitt adatokkal kapcsolatos minden műveletet naplóz
- Az egyedi sajátosságok paraméterezéssel megoldhatók
- Az iratok elektronikus csatolási és hozzáférési lehetősége biztosított, így egy helyen megtalálható a munkavégzéshez szükséges valamennyi dokumentum
- Az Iktató kiegészítő szolgáltatásai
Az Iktató és Archiváló Rendszerhez kapcsolódó egyedi igényeknek megfelelően számos, a dokumentumkezelés terén szükséges, kiegészítő szolgáltatással állunk rendelkezésre:
- dokumentumkezelési rend felülvizsgálata
- iratkezelési szabályzat aktualizálása
- iratrendezés, irattár felülvizsgálat
Az Iktató funkciói, tulajdonságai
A DataLogic Iktató és Archiváló Rendszer tökéletesen leképezi az iratkezelési folyamatokat: az érkeztetést, az iktatást, a szignálást, és az ügyintézést.
A szervezet igényeinek megfelelően korlátlan számú érkeztető és iktatókönyv megnyitása lehetséges, és ezek adatmezői egyszerűen bővíthetők (programozás és továbbfejlesztés nélkül).
A törzsadatbázisok és legördülő menük használatával (partner, ügyintéző stb.), minimálisra csökkennek a kézi adatbevitel esetén elkövethető elütések, betűhibák.
A program támogatja a főszámos és alszámos iktatást is, lehetőséget biztosít a beérkező, kimenő és a szervezeti egységek között mozgó (belső) iratok nyilvántartásba vételére is.
Az érkeztető- és iktatószám tévesztés, manipuláció elkerülhető, mivel a program automatikusan generálja a nyilvántartó számokat és a rögzítés dátumát.
Az elrontott iktatások stornózhatóak; a rontott tételt a törvényi előírásoknak megfelelően a program jól láthatóan jelzi. A rendszer támogatja a stornózott tétel újraiktatását, így nem kell minden adatot újból rögzíteni, csak a módosításokat kell elvégezni.
Az archiválás keretében a rendszerbe rögzített tételek mellé lehetőség van elektronikus fájl csatolására (pl.: elektronikus faxok, e-mailek), valamint a papír formában beérkezett dokumentumok szkennelésére. Az archívumba elhelyezett dokumentumok nem módosíthatóak, az esetleges módosításokat csak egy új dokumentumverzióban lehet érvényesíteni. Az archiválás segíti a dokumentumok elektronikus átadás-átvételét, így az érintettekhez azonnal eljuthatnak az iratok; nem szükséges sem elektronikusan, sem papír alapon egy dokumentumból több példányt keletkeztetni. A program archiválófunkciója kezeli a dokumentumsablonokat és a vonalkódos technikát is.
A rendszer használatával az ügyintézők nyomon követhetik elvégzendő és határidős munkájukat, a vezetők pedig ellenőrizhetik a beosztott munkatársak teljesítményét, a munkák határidőre történő elvégzését. A rendszer figyelmeztetőüzenettel tájékoztatja a felhasználókat határidős feladataikról.
A rendszer az adatbázisban rögzített adatok teljes visszakereshetőségét teszi lehetővé. A sokrétű keresési, szűrési lehetőségeknek köszönhetően a felhasználók pillanatok alatt megtalálhatják a keresett dokumentumokat. A visszakeresési funkció teljes mértékben kiváltja az eddig manuálisan vezetett mutatókönyveket (pl.: tárgy-, név-, és címmutató).
Rendszerünket számos beépített kimutatással láttuk el, melyek alkalmasak a rendszerben tárolt adatokból (cégek, érkeztető- és iktatókönyvek, szervezeti egységek, városok) egyedi kimutatások, legyűjtések készítésére.
Postázó modul
A rendszer Postázó moduljával a postázási feladatok teljes körűen megvalósíthatók a postai feladási mód kijelölésétől a Postai feladójegyzék elkészítéséig. A modul képes az aktuális postai díjak rendszerbe importálására.
Üzenetküldés (e-mail) modul:
A rendszerben rögzített információkról e-mail üzenetet küld a program a munkatársaknak, a beállított paramétereknek (pl.: gyakoriság, típus, státusz) megfelelően.
Amennyiben felkeltettük érdeklődését, keresse munkatársunkat a +36-1-412-3730 telefonszámon (munkanapokon 9.00-15.30 között), vagy a sales@datalogic.hu e-mail címen.
Az Iktató és Archiváló Rendszer modernizált és továbbfejlesztett változata a Integrált Ügyviteli Rendszerünk Dokumentumtár modulja, amelyet az Iktató funkcionalitását megőrizve és tökéletesítve, Ügyfeleink jelenlegi igényeire szabva alkottunk meg.