Esettanulmány – Bejövő számlák kezelése


Bejövő Számla jóváhagyási és utalási folyamat támogatása:

Bárhonnan és bármilyen eszközről, könnyedén nyomon szeretné követni a bejövő számláival kapcsolatos összes tevékenységet a beérkezésüktől egészen kifizetésükig?

Spóroljon értékes időt, energiát és munkaerőt a bejövő számlák kezelése során!

Kövesse nyomon egyetlen közös webes felületen a bejövő számláinak kezelésével kapcsolatos valamennyi tevékenységet a beérkezéstől, a jóváhagyáson át, egészen az adott számla végső kifizetéséig.

A bejövő számlák kezelésével kapcsolatos teendők intézése sosem volt még olyan egyszerűen átlátható és irányítható, mint a DataLogic bejövő számla kezelő megoldásával:

A bejövő számla kezelése során önnek csupán a kiállító partner nevét, illetve a számla azonosítóját kell megadnia. A további számlaadatok ezt követően automatizáltan kitöltődnek a NAV online rendszerével való közvetlen adatkapcsolaton keresztül. Így a bejövő számlák nyilvántartása sokkal gyorsabbá és gördülékenyebbé válik, mint kézi rögzítés esetén és az esetleges rögzítési hibalelhetőségek is kizárhatóak. A számla kifizetéséhez csak az utalás napját kell megadni, ezt követően a számla ellenértéke a megfelelő banki utalási csomagba kerül, melyet fel lehet tölteni a bank programba.

Így a felhasználó képessé válik a bejövő számláinak nyilvántartására és operatív kezelésére úgy, hogy nincs szüksége sem pénzügyi munkatárs vagy könyvelő szakértői támogatására. A rendszerben rendelkezésre álló számlaadatok pedig könyvelőjével is könnyedén megoszthatóak, így a szolgáltatás felületén keresztül ő is bármikor hozzáférhet a szükséges információkhoz.

Nagyobb vállalkozások esetén a rendszer a számla jóváhagyási folyamatát is támogatja és bármikor pontosan megállapítható, hogy egy adott számla hol tart a befogadásban, jóváhagyásban.

A megoldás rugalmas felhő alapú szolgáltatásként is igénybe vehető, így a bejövő számláival kapcsolatos információkat bárhonnan és bármilyen eszközről biztonságosan elérheti és kezelheti. A megoldás emellett a különböző pénzügyi és vállalatirányítási szoftverekkel történő összekapcsolást is támogatja.

A bejövő számlák kezelésével és nyilvántartásával kapcsolatos fenti tevékenységek egységes felületen történő összefogásával, illetve az egyes lépések automatizálásával egy olyan megoldás jön létre, amely képes megszabadítani a bejövő számlákkal járó mindennapos terhektől.



Hogyan segít a bejövő számla szolgáltatás?

A DataLogic megoldása az alábbi, legfontosabb üzleti funkciókkal és előnyökkel segíti a bejövő számlák gyors és pontos feldolgozását, legyen szó akár egy pár fős KKV-ról, vagy egy akár több száz főt is foglalkoztató nagyvállalkozásról:

  • Az automatikus iktatást követően a bejövő számla teljes körű, digitális kezelése.

  •  Bejövő számlák szignálása (jóváhagyása) az adott résztevőre a kiválasztott határidővel.

  • A jóváhagyott számlák a netbank felületen keresztül feladható utalási csomagokba rendezése.

  • Bármikor könnyedén megállapítható, hogy az adott számla hol tart a jóváhagyási folyamatban.

  •  Egyetlen könnyen kezelhető és felhasználóbarát webes felület, melynek használata nem igényel szakképzett pénzügyi munkaerőt (pl.: könyvelő).

 Automatikus értesítő e-mailek kiküldése a folyamatban résztvevőknek:

    • …Minden résztvevőnek a nap végén, hogy mely határidőkre milyen elvégzendő (rá szignált) feladata van.

    • …Az adott résztvevőnek, ha dokumentumot szignáltak rá (pl.: számlát jóváhagyásra).

Korszerű „dobozos” megoldás:

Rendkívül gyorsan, hosszadalmas testreszabás nélkül bevezethető, használatával pedig növelhető a hatékonyság és mindennapi munka során az bejövő számlák feldolgozására fordított emberi erőforrás szükséglet is csökkenthető.

 Jogosultság kezelés:

A rendszer webes felületein egy adott dokumentum képe csak az arra jogosult résztvevő(k) számára lesz elektronikusan elérhető.

Tömeges import:

A rendszer képes kezelni a tömeges iratfeltöltést.

Több képernyős mód:

A rendszer használata során lehetőség van a dokumentumok képének párhuzamos megjelenítésére is. Ez két (vagy több) monitoros munkaállomásoknál rendkívül kényelmes és hatékony munkavégzést tesz lehetővé.

Összetett szűrések:

Gyors és az összes mezőre kiterjedő, összetett szűrési és keresési funkciók.

Többszintű jóváhagyási folyamatok:

A dokumentumok előre meghatározott, akár többszintű jóváhagyási folyamatokhoz kapcsolhatóak. A jóváhagyási folyamatok – hála a vékony kliensen történő megvalósításnak – a világ bármely pontjáról kapcsolódva végigvihetőek a rendszerben.

Bejövő számla jóváhagyási folyamat:

A bejövő számlák a beérkezésüket követően a következő technikai lépések mentén kerülnek jóváhagyásra és feldolgozásra. A rendszer a jóváhagyási folyamat során e-mail értesítéseket küld a részvevőknek a végrehajtandó feladatokról:

    • Számla beérkezése és automatikus iktatása

    • Számla jóváhagyása (szignálás)

    •  Utalási csomagba tétel és feltöltés Banki felületre

    • Információk szolgáltatása

Integrált NAV Online Számla adat összeköttetés:

A bejövő számla szolgáltatás a számla képének feltöltését, illetve a Partner nevét és a számla azonosító megadását követően képes a NAV Online Számla rendszerén keresztül a számla további, hiányzó adatainak a lekérésére és automatikus kitöltésére.

Így már a számlák rögzítésekor értékes időt és energiát takaríthat meg!

Utalási csomagok létrehozása és feltöltése a banki felületre:

A megoldás lehetővé teszi, hogy a jóváhagyásra került bejövő számlákat pár kattintással banki utalási csomagba helyezzük. A létrejövő csomagokat exportálva, majd a banki import felületre feltöltve, az utalási adatok már pillanatok alatt rendelkezésre állnak.

Így megszabadulhat a kézi rögzítéssel járó felesleges munkától!

Az utalási csomagok feltöltése jelenleg a következő bankokra vonatkozóan lehetséges:


Sokrétű bővítési és integrációs lehetőségek:

A megoldás támogatja a különböző pénzügyi, könyvelési és vállalatirányítási szoftverekkel történő összekapcsolást is.

Így minden esetben a már meglévő vállalati struktúrához igazítható és a számlaadatok szinkronizálásával az alrendszerek teljes integrációja is megvalósítható.

A megoldás a DataLogic DataContoPro ügyviteli keretrendszerében került megvalósításra, így a későbbiekben, igény szerint további funkciókkal is kiegészíthető.

Igény esetén a rendszer a következő üzleti funkciókat képes támogatni: